Bez wątpienia sala konferencyjna jest przestrzenią reprezentacyjną. Konferencje zrzeszają osoby, które są istotne dla naszego biznesu. Mowa tutaj o partnerach biznesowych, klientach, kontrahentach oraz osobach zatrudnionych. Osoba odpowiedzialna za organizację konferencji musi zadbać o to, by goście tego wydarzenia czuli się komfortowo i zaopiekowani pod każdym względem. Stąd wybór miejsca, w którym ma odbyć się konferencja branżowa jest niezwykle istotny. Trzeba zwrócić uwagę na potencjał jaki drzemie w każdej z sali. Jest kilka aspektów, na których szczególnie warto się skupić. O nich właśnie będzie w niniejszym materiale.
Sala konferencyjna – ważne pierwsze wrażenie
Mówi się, że sala konferencyjna musi się dobrze prezentować w momencie pierwszego spotkania z nią. Chodzi właśnie o pierwsze wrażenie, które często decyduje o losach miejsca organizowanej przez nas konferencji. Uwagę zawsze przykuwa nowoczesność i elegancja. Kluczowe jest to, by sala była schludna, świeża, dopasowana do charakteru wydarzenia oraz specyfiki firmy oraz by dawała poczucie wygody i przestrzeni wszystkim osobom, biorącym udział w konferencji. Przed nią należy dokładnie zapoznać się ze stanem umeblowania i wyposażeniem.
Gabaryty i jasność sali konferencyjnej
Priorytetowe znaczenie ogrywa wielkość i jasność sali, zarówno biorąc pod uwagę komfort uczestników jak i właściwe zestawienie sprzętu projekcyjnego z charakterem przestrzeni. Trzeba wziąć pod uwagę to, w jaki sposób można ustawić meble. Ustawienie to powinno być dyktowane rodzajem spotkania i ilością osób na nie zaproszonych. Niezwykle istotne jest także światło naturalne, możliwość przewietrzenia miejsca przed konferencją, a także architektura Sali, czyli występowanie wnęk, filarów, które zwykle uniemożliwiają widoczność osobom, znajdującym się w ich pobliżu.
Wyposażenie Sali
To kolejny punkt, na który koniecznie trzeba zwrócić uwagę. Takim must-have każdej Sali konferencyjnej są projektory wraz z ekranem projekcyjnym, umożliwiającym dobrą jakość ostrości obrazu. Flipchart jest istotny podczas organizowania nieco mniejszych spotkań i wydarzeń. W wyposażeniu konieczny jest także sprzęt do nagłośnienia, który umożliwi dobrą jakość dźwięku we wszystkich miejscach sali konferencyjnej. Podczas wyboru warto dopytać o obecność dodatkowych urządzeń takich jak laptop, wskaźnik laserowy czy pilot do zmiany slajdów. Organizując event w upalne dni istotne jest to, czy sala jest klimatyzowana. Znaczenie odgrywa wygląd krzeseł czy występowanie wygłuszającej wykładziny.
Warunki noclegowe i gastronomiczne
Współcześnie większość organizowanych konferencji posiada poczęstunek, z którego korzysta się podczas przerw kawowych. Bardzo często spotyka się wyżywienie w formie lunchu czy obiadu, a podczas kilkudniowych wydarzeń dba się również o kolację dla przyjezdnych gości. Zasadnicze jest także to, czy dany kompleks posiada możliwość zakwaterowania przyjezdnych uczestników konferencji. Zadbanie o każdy szczegół sprawi, że uczestnicy będą czuć się dopieszczeni, co przełoży się na pozytywny wizerunek firmy, organizującej konferencję.
